Jarak itu membuat pengirim lupa ada perasaan penerima. Robinson menganalogikannya dengan pengemudi yang lebih kasar di jalan daripada di toko.
Mengapa Mudah Menafsirkan Email sebagai Kasar
Tidak semua email kasar memang dimaksudkan demikian. Email tidak memiliki ekspresi wajah, bahasa tubuh, atau nada suara.
Pesan yang tidak sengaja ditulis dengan huruf kapital bisa terdengar seperti teriakan, kata Yuan.
Hal lain yang bisa terkesan kasar: balasan satu kata, langsung ke permintaan tanpa salam, menghilangkan “tolong” dan “terima kasih”, serta mengabaikan permintaan mendesak.
Saat sibuk atau stres, penerima mudah memproyeksikan. “Saya pernah membaca email dan langsung mendengar nada kasar di kepala,” aku Haun.
“Tapi saat membaca ulang, ternyata netral.”
Kerja jarak jauh, yang melonjak dari 5-10% menjadi sekitar 25% pascapandemi, memperparah masalah. Tanpa kontak tatap muka, isolasi sosial meningkat.
>>> Meme Coins Plunge as Macroeconomic Pressure and Inflation Concerns Intensify
“Ketika orang merasa kurang terhubung, mereka lebih mungkin menafsirkan pesan ambigu sebagai tidak ramah,” kata Haun.
Ada dimensi gender. Robinson berpendapat perempuan dituntut lebih hangat dan sopan dalam komunikasi tertulis.
“Pria bisa mengirim perintah satu baris tanpa terkesan kasar, sementara perempuan sering harus menambahkan basa-basi.”
Ia pernah mengirim email tegas ke atasan dan mereka terkejut. “Jika email itu ditandatangani rekan pria senior, mereka tidak akan berkedip,” katanya.
Cara Menghentikan Spiral Ketidaksopanan
Para ahli sepakat: saat menerima email kasar, beralihlah ke komunikasi langsung. “Telepon atau percakapan tatap muka lebih efektif untuk menyelesaikan kesalahpahaman,” kata Haun.
Ini cara yang baik untuk menghentikan spiral, bukan memperburuk, catat Giumetti.
Jika harus membalas secara tertulis, berhentilah sejenak. “Menanggapi secara netral dan profesional, serta mengklarifikasi maksud, bisa mencegah konflik,” kata Haun.
Robinson menyarankan menafsirkan email ambigu dengan cara paling positif: anggap pengirim sedang sibuk, terburu-buru, atau tidak sadar akan nada mereka.
Pencegahan lebih baik.
Giumetti merekomendasikan organisasi menciptakan iklim psikologis positif, pedoman “netiket” yang jelas, dan batasan email di luar jam kerja—seperti kebijakan Prancis.
Harus ada kebijakan dan mekanisme pelaporan untuk perlakuan buruk, termasuk email kasar.
Manajer, kata Haun, harus menjadi teladan dalam komunikasi. Jika pemimpin mengirim satu baris singkat, tim akan meniru.
Satu hal terakhir yang perlu dihindari? Frasa “per my last email”.
>>> Visa Luncurkan Uji Coba Stablecoin dan AI Agentic Ready di Kanada
Menurut Yuan, frasa itu telah menjadi cara kode untuk mengekspresikan permusuhan. Jika Anda akan mengetiknya, tutup laptop dan berjalan-jalan saja.
